Matrizes

 Conhece a Matriz G.U.T ?....

Matriz de prioridade GUT

Entenda como organizar melhor sua rotina de trabalho dando prioridades e como ela poderá ajudar em um planejamento estratégico

 

    A organização está ligada à produtividade e a pro-atividade. Quantas vezes nos perdemos pelas inúmeras tarefas que temos que realizar?

    Em uma empresa, a situação se torna ainda mais complexa, porque você também precisa lidar com problemas inesperados que surgem ao longo do caminho. Dessa forma, as ferramentas de gestão podem nos ajudar muito, como é o caso da matriz GUT.

    Se você tem ou trabalha em uma empresa, talvez esteja enfrentando algum problema que pode ser resolvido com uma matriz GUT, seja na sua área, na organização como um todo ou na busca por melhores resultados, invariavelmente haverá problemas a serem resolvidos ou oportunidades de melhorias.

    É bem simples. Quem tenta fazer tudo, geralmente faz tudo mal (pelo menos na maioria dos casos). Então sou 100% a favor da priorização e é aí que está a Matriz GUT, uma excelente ferramenta para definir qual será o seu foco. 

    Apenas para fazer um breve resumo, na Matriz GUT você classifica seus problemas em níveis de 1 a 5 a 3 fatores (gravidade, urgência e tendência). Esta classificação irá gerar uma nota final que define a importância e o nível de prioridade do problema em questão.

  Gostaria de saber mais sobre como funciona, seus benefícios e implementação? Se sim, continue lendo!

O que é matriz GUT?

    A matriz GUT é uma ferramenta de suporte para priorização de solução de problemas.

GUT é um acrônimo que separa os problemas por:
·        G - gravidade
·        U - urgência
·        T - tendência.

    Para entender isso melhor, pense na análise SWOT, ambas as matrizes analisam os ambientes interno e externo de uma empresa. Já a matriz GUT possui uma característica única, que é a possibilidade de quantificar as informações e classificá-las de acordo com seu nível de prioridade. A ideia é dimensionar as dificuldades em ordem de prioridade, levando em consideração tanto os impactos positivos quanto os negativos no negócio.
    Conforme mostrado, a matriz GUT consiste em três elementos. Abaixo, você verá informações mais detalhadas sobre eles.

Gravidade
    Sabemos que um pequeno problema pode se tornar enorme se não for resolvido prontamente. Portanto, o primeiro ponto é a gravidade, em que se analisa a verdadeira extensão do problema, bem como seu potencial de geração de impactos negativos.

Urgência
    Este está atrelado ao tempo, ou seja, à prioridade do problema, levando em consideração os prazos para a resolução do problema. Se algo é urgente, você tem menos tempo para resolver - e vice-versa. Nem sempre o que é muito sério será necessariamente muito urgente. É importante fazer as classificações de forma independente. Dessa forma, quanto mais cedo descobrirmos, voltaremos a um nível de receita mais alto.

Tendência
    Avalia a probabilidade de o problema piorar se nada for feito para resolvê-lo. Para isso, é necessário levar em consideração um padrão de desenvolvimento.
Todos esses elementos são subdivididos em escalas que variam de 1 a 5; onde 1 representa uma situação leve, enquanto 5 indica algo complexo.
finalmente, você avalia cada uma das estratégias dentro dos 5 níveis de tendência. Assim um item de baixa gravidade e urgência, pode ter uma tendência a ser importante para a estratégia geral da empresa.

Aplicações da Matriz GUT

    Originalmente, a Matriz GUT foi criada para organizar e auxiliar no trabalho de priorização de problemas, mas a verdade é que pode ser adaptado para priorizar o que você deseja. Imagine que, em vez de problemas, você pudesse usar a matriz para priorizar:

·         Estratégias para resultados de planejamento estratégico
·         Planos de ação de um objetivo estratégico delineados
·         Ações de marketing do seu plano de marketing
·         Defeitos da máquina que devem ser corrigidos
·         Custos que precisam ser cortados de uma área

3 etapas para configurar uma planilha de priorização

    Com todas essas informações, você provavelmente está se perguntando: "Como faço para construir uma matriz GUT válida?" É isso que vou explicar a você!

1) Problemas de listagem
    Você sabe quais são os verdadeiros problemas do seu negócio? Bem, é hora de começar a escrevê-los!
 Liste todos eles, bem como as atividades relacionadas que deseja analisar. Levando em consideração a gravidade, urgência e tendência, anote as dificuldades enfrentadas.
    Duas formas de montar uma lista com eficiência são por meio de uma conversa com sua equipe e também de uma pesquisa de mercado entre seus clientes.
  No primeiro caso, se você não tem funcionários, pode refletir e analisar individualmente quais são seus desafios por conta própria.
    Seus clientes, por outro lado, podem ter uma visão diferente, então pergunte a eles o que pode ser feito para melhorar o produto ou serviço. (Faça se necessário uma pesquisa).

2) Problemas de pontuação
    Em uma segunda fase (depois de criar a lista), você precisa especificar os problemas. Isso significa classificá-los de acordo com o nível de gravidade, urgência e tendência de cada um. Como dissemos anteriormente, a escala vai de 1 a 5.
Imagine que você analisou um problema e descobriu que é muito sério. Portanto, precisa ser resolvido o mais rápido possível, caso contrário, a situação pode sair de controle e afetar negativamente o seu negócio.
    No entanto, você precisa se lembrar de que pode haver outros problemas na mesma situação. Portanto, você precisa multiplicar as pontuações de cada segmento. Isso o ajudará a ter uma comparação mais clara do que precisa ser resolvido primeiro e do que pode ser resolvido depois.

3) Classificação de problemas
    Durante a última fase, você precisa classificar os problemas, ou seja, classificá-los em ordem de prioridade.
    Depois de multiplicar G x U x T, você terá um valor entre 1 e 125. A ordem de prioridade deve ser o valor em 1º lugar e assim por diante, até o último valor, que será o menor.
    A partir dessa classificação, você terá uma ideia do que precisa ser feito. Para isso, faça uma análise final e defina um plano de ação. Neste documento, especifique quem será o responsável por cada etapa e também defina um prazo para a conclusão de cada ação.

Principais razões para usar o sistema GUT

    O sistema GUT facilita toda a organização empresarial, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Porque você deve adotar a matriz GUT ?

    A matriz GUT é uma ferramenta que pode ser utilizada por todos, pois além de ser eficaz, permite uma avaliação qualitativa e quantitativa de qualquer situação.
    Como vimos, a classificação da gravidade, urgência e tendência é uma das suas características únicas, que permite uma análise aprofundada dos problemas para que os possa resolver de forma rápida e precisa.

Apoio ao planejamento estratégico

    O planejamento estratégico é uma ferramenta que o aproxima de seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento é de grande importância para o negócio.
    Usando a matriz GUT, fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos da gestão do seu negócio, o que precisa ser melhorado e resolvido para que o negócio não seja afetado.
    O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar o seu planejamento às suas necessidades da melhor maneira possível. Com isso, você gerenciará seu empreendimento com mais eficiência, independente da complexidade do negócio.
    Além disso, a matriz será uma fonte de informação para que você possa agir contra as constantes falhas a fim de mitigá-las.

Auxílio na priorização de problemas

    Você pode ter experimentado isso antes: você resolve um problema e, imediatamente depois, ocorre um muito maior. Isso é bastante comum quando há falta de organização, do que precisa ser feito e da definição do melhor momento para tal. É aqui que entra a matriz GUT, ela irá auxiliar na priorização de problemas. Por meio de sua classificação, é possível ter clareza sobre o que fazer primeiro e o que pode ser feito depois, evitando que problemas se acumulem.

Esforços de direcionamento

    Você notou que quando direcionamos nossos esforços para a solução de um problema, ele geralmente é resolvido mais rápido? Isso também ocorre quando falamos de uma empresa. Certos problemas podem ter um efeito negativo nos negócios, enquanto outros não resultam em consequências graves.
    Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços, que podem ser estratégicos ou econômicos, por exemplo: Uma situação pode exigir aporte de recursos e atenção, enquanto outra pode ficar na lista de espera.

Implementação simplificada

    Um dos recursos exclusivos - também considerado um benefício - é que a matriz GUT pode ser facilmente implementada. Portanto, não importa o tamanho ou segmento do negócio, o sistema ainda pode ajudá-lo.
Além disso, a matriz GUT pode ser associada a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA e KANBAN
Imagine que você está tendo dificuldade em saber qual estratégia de marketing digital colocar em prática primeiro. Por meio da matriz, você pode analisar o potencial de cada ação, a urgência em aplicá-la e também as consequências de não fazer nada.

Portanto, mãos a obra...
    Desenvolvi uma planilha que contempla GUT, PDCA e KANBAN e gráfico, quem se interessar entre em contato.  

Agora vamos falar sobre a Matriz Eisenhower...

 

                                                 

 Conhece a Matriz de Eisenhower ?

         Há poucos dias falei sobre outra Matriz, a Matriz GUT, hoje vou falar um pouco da Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente-Importante, ela pode ajudar você a decidir e priorizar tarefas por urgência e importância, separando tarefas menos urgentes e importantes que você deve delegar ou não fazer, mas sempre de olho em suas despesas, seu tempo e nunca deixar de anotar tudo que está sendo gasto e como está sendo gasto.

            Quem pode definir para nós com precisão a diferença entre o longo e o curto prazo especialmente sempre que nossos negócios parecem estar em crise? Somos quase obrigados a dar nossa primeira atenção ao presente urgente, e não ao futuro que pode ser mais importante, e mais uma vez venho alertar sobre ficar de olho em despesas e tempo, o que deve ser observado bem de perto.

 

Veja abaixo alguns motivos para você usar Eisenhower

 

- Encontre-se correndo e apagando incêndios o dia todo (figurativamente falando)

- Está ocupado, mas não sente que seu trabalho tem um grande impacto

 

- Têm objetivos de longo prazo, mas não têm tempo ou energia para progredir neles

 

- Tem dificuldade em delegar e / ou dizer não

 

            Como usar a Matriz de Eisenhower?

 

            Priorizar tarefas por urgência e importância resulta em 4 quadrantes com diferentes estratégias de trabalho:

 

            Chamamos o primeiro quadrante de Fazer primeiro, pois suas tarefas são importantes para sua empresa e carreira e precisam ser realizadas hoje ou, no máximo, amanhã. Você pode até usar um cronômetro para ajudá-lo a se concentrar enquanto tenta fazer o máximo possível.

     O segundo quadrante chamamos de Programação. Suas tarefas são importantes, mas menos urgentes. Você deve listar as tarefas que precisa incluir em sua agenda aqui.

          Os gestores de tempo deixam menos coisas não planejadas e, portanto, ten-tam gerenciar a maior parte de seu trabalho no segundo quadrante, reduzindo o estresse ao encerrar tarefas urgentes e importantes em uma data razoável no futuro próximo, sempre que uma nova tarefa chega.

            O terceiro quadrante é onde você pode delegar, pois são menos importantes para você do que outras, mas ainda assim muito urgentes. Você deve acompanhar as tarefas delegadas por e-mail, telefone ou em uma reunião para verificar o progresso posteriormente.

            Um exemplo de tarefa delegada pode ser alguém ligando para você para pedir um favor urgente ou solicitar que você entre em uma reunião. Você pode delegar essa responsabilidade sugerindo uma pessoa melhor para o trabalho ou fornecendo a quem ligou as informações necessárias para que ele cuide do assunto sozinho.

            O quarto e último quadrante é denominado Não Faça porque está lá para ajudá-lo a resolver coisas que você não deveria estar fazendo.

            Descubra e acabe com os maus hábitos, priorize as tarefas, não dê desculpa para não conseguir lidar com tarefas importantes no 1º e 2º quadrante.

 

5 dicas de gerenciamento de tempo ao trabalhar com a Matriz Eisenhower

1)    Colocar coisas para fazer em uma lista irá te ajudar, mas sempre questione o que vale a pena fazer primeiro.

 2)    Tente limitar-se a não mais do que oito tarefas por quadrante. Antes de adicionar outro, complete o mais importante primeiro. Lembre-se: não se trata de coletar, mas de finalizar tarefas.

 3)    Você deve sempre manter apenas uma lista para tarefas comerciais e privadas. Assim, você nunca poderá reclamar de não ter feito nada pela sua família ou por você mesmo no final do dia.

 4)    Não se distraia ou deixe outras pessoas distraí-lo. Não deixe que outros definam sua prioridade. Planeje pela manhã e, em seguida, trabalhe em suas coisas. E, no final, aproveite a sensação de conclusão.

 5)     Finalmente, tente não procrastinar tanto. Nem mesmo gerenciando demais suas tarefas.

 O efeito da mera urgência, também conhecido como “por que não somos bons na priorização”

             Como decidimos a qual tarefa dar nossa atenção em um determinado momento? O que é urgente e importante? Vamos lá... o que é Urgente e o que é Importante...

 

            A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples para considerar os resultados de longo prazo de suas tarefas diárias e focar no que o tornará mais eficaz, não apenas mais produtivo. Ele ajuda você a visualizar todas as suas tarefas em uma matriz de urgentes / importantes. Todas as suas tarefas diárias e projetos maiores cairão em um destes quatro quadrantes:

 

·    Tarefas / projetos urgentes e importantes a serem concluídos imediatamente

·  Tarefas / projetos não urgentes e importantes a serem agendados no seu calendário

·  Tarefas / projetos urgentes e sem importância a serem delegados a outra pessoa

·    Tarefas / projetos não urgentes e sem importância a serem excluídos

 

            No mundo real, a distinção entre urgente / não urgente, importante / não importante é muito mais obscura do que em condições experimentais. Veja como podemos dividir:

 

            Assuntos urgentes são aqueles que requerem ação imediata. Esses são os problemas visíveis que surgem e exigem sua atenção AGORA. Frequentemente, assuntos urgentes trazem consequências claras para o não cumprimento dessas tarefas. Tarefas urgentes são inevitáveis, mas gastar muito tempo apagando incêndios pode produzir muito estresse e resultar em esgotamento.

 

            Assuntos importantes, por outro lado, são aqueles que contribuem para objetivos de longo prazo e valores de vida. Esses itens requerem planejamento e ação cuidadosa. Quando você se concentra em assuntos importantes, você administra seu tempo, energia e atenção, em vez de despender esses recursos sem pensar. O que é importante é subjetivo e depende de seus próprios valores e objetivos pessoais. Ninguém mais pode definir o que é importante para você.

 

            Abaixo está uma análise aprofundada de cada um dos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower para ajudá-lo a identificar quais tarefas vão em cada um e como lidar com elas de acordo.

 

Quadrante 1: Urgente e importante

            Tarefas urgentes e importantes exigem que você aja rapidamente. Esses itens normalmente têm prazos e consequências visíveis para atrasar a execução de ações. Na maioria das vezes, são coisas que surgiram sobre você de uma fonte externa ou coisas que você adiou até enfrentar um prazo iminente. De qualquer forma, eles exigem uma resposta do modo de crise.

 

Por exemplo:

 

·         Cobrindo um projeto para um colega que está doente

·         Carros parados na rodovia

·         Os clientes vêm até você com um problema urgente

·         Um prazo de última hora é atribuído a você

 

            As tarefas do quadrante 1 são inevitáveis. Mesmo se você nunca procrastinou, sempre haverá algo além do seu controle. No entanto, o problema surge quando você se concentra nessas tarefas inesperadas ou baseadas em prazos, excluindo as metas de longo prazo que são importantes para você.

            Gastar muito tempo em tarefas do primeiro quadrante pode aumentar o estresse, esgotamento e a sensação de que seus dias estão fora de seu controle. Passar o dia todo apagando incêndios vai roubar rapidamente sua energia e paixão pelo seu trabalho e pode tornar mais fácil se acomodar no escapismo encontrado no Quadrante 4.

 

Quadrante 2: Não urgente e importante

            Tarefas não urgentes, mas importantes, são as atividades que o ajudam a atingir objetivos de longo prazo. Eles podem não ter um prazo (ou mesmo uma data de término), então é fácil adiá-los em favor de tarefas mais urgentes. No entanto, essas tarefas têm um efeito muito maior em sua eficácia a longo prazo para atingir seus objetivos.

 

Exemplos:

·         Planejamento para projetos de longo e curto prazo

·         Tarefas regulares ou projetos de manutenção

·         Networking profissional e construção de relacionamento pessoal

·         Aprendendo uma nova habilidade, acompanhando as pesquisas atuais em sua área, participando de eventos educacionais

·         Exercício e cuidados de saúde de rotina

 

            Podemos dizer que o Quadrante 2 é o ponto ideal para o gerenciamento de tempo pessoal. Este é o local onde você se concentra não nos problemas (como no primeiro quadrante), mas nas oportunidades e no crescimento. Viver a partir desse quadrante da matriz significa que você é proativo e prioriza atividades que aumentam suas habilidades e energia, além de contribuir para a realização de metas significativas. O quadrante 2 é onde o " trabalho profundo " acontece, porque você fica totalmente livre de distrações urgentes.

 

            Atendendo ao Q2 de forma consistente, você diminui o número de problemas urgentes que aparecem no Q1. Viver no segundo quadrante significa que você pode criar um plano para concluir projetos e evitar possíveis problemas. Por exemplo, se você adiar a manutenção de rotina do carro, poderá pagar por isso mais tarde, quando o carro parar de funcionar.

 

Quadrante 3: Urgente e não importante

           

            Tarefas urgentes, mas não importantes, são melhor descritas como trabalho intenso. Essas tarefas geralmente são baseadas em expectativas estabelecidas por outros e não o aproximam de seus objetivos de longo prazo.

 

Exemplos:

·         Interrupções desnecessárias de colegas de trabalho

·         Verificar seu telefone ou e-mail sempre que dispara

·         Responder a certos textos, e-mails ou mensagens de mídia social

·         Atuando com base em cupons ou ofertas por tempo limitado

·         Algumas reuniões

 

            O quadrante 3 é onde vive o mero efeito de urgência. O impulso para concluir tarefas devido a prazos reais ou presumidos significa que você assume tarefas que não são realmente significativas para você. Dado que as tarefas do terceiro quadrante são urgentes, mas geralmente relacionadas às prioridades de outra pessoa, passar muito tempo neste quadrante pode parecer que você está fazendo coisas que deveria, e não o que deseja fazer. Concentrar-se nas tarefas Q3 pode fazer com que você sinta que não está cumprindo seus objetivos de vida maiores ou que não tem controle sobre seu dia-a-dia.

            Sugiro delegar o máximo possível de tarefas Q3. Você pode pedir a outra pessoa para fazer as anotações da reunião? Você pode fazer com que suas compras sejam entregues em vez de ir à loja? Você pode contratar um assistente digital? Existe algo em sua vida que você pode automatizar?

 

Se você não pode delegar essas tarefas, tente evitar que algumas tarefas consumam o seu dia:

·     Desative as notificações no telefone e no computador durante o trabalho

·   Seja claro com os outros sobre quanto tempo você pode gastar (OBZ por exemplo – já falei sobre em outro artigo) em uma determinada tarefa

·   Salve as tarefas do Q3 para os momentos em que você estiver com pouca energia, em vez de colocá-las no início da manhã

·      Negocie sua carga de trabalho com seu chefe

·      Pratique dizer não

 

            Para sair do terceiro quadrante, aprenda como acabar com o trabalho agitado e passar mais tempo no que é importante.

 

Quadrante 4: Não urgente e não importante

            Tarefas não urgentes e não importantes são atividades que perdem tempo e que deveriam ser eliminadas implacavelmente. Essas atividades não contribuem para o progresso de seus objetivos, mas podem acabar consumindo muito tempo.

 

Exemplos:

·     Assistindo TV por horas

·     Redes sociais

·   Atividades a serem evitadas como classificar e organizar e-mails, em vez de respondê-los

·     Compras excessivas ou navegação online sem um propósito.

 

         O quadrante 4 é o quadrante do excesso e da gratificação imediata que, em última análise, deixa você se sentindo insatisfeito.

           

          Não me interpretem mal, todos nós precisamos de algum tempo de lazer. A chave é que essas atividades são um equilíbrio para os muitos aspectos estressantes. No entanto, se você não for intencional sobre isso, a maneira como você gasta seu tempo ocioso pode, na verdade, drenar sua energia, paixão e criatividade.

 

            Portanto, com o uso contínuo de distração, seu humor e motivação pioraram com o passar da semana. Em outras palavras, distração com moderação estava ok, mas distração habitual resultou em menos satisfação geral com o trabalho, o resultado final será afetado.

 

            Sem saber o que fazer no seu tempo livre quando a TV e as redes sociais estão fora de questão? Experimente essas ideias

 

Como reequilibrar seus quadrantes

            O quadrante 2 é o “Quadrante da Qualidade”, onde o tempo gasto realizando essas tarefas aumenta sua eficácia geral. É aqui que o crescimento pessoal e profissional se encontra com planejamento, prevenção e ação.

 

            Para avaliar onde você está atualmente na matriz, comece a monitorar seu tempo e tarefas. Se você usa alguma ferramenta para gerenciamento de tarefas, pode facilmente obter uma lista de todas as tarefas que você completou e quando você as completou. Quando você tiver dados suficientes para alguns dias, sente-se e organize suas tarefas em quadrantes, fazendo as seguintes perguntas:

 

- Isso era urgente para mim?

- Isso foi importante para mim?

 

            Lembre-se de que você está decidindo esses critérios apenas com base nos resultados desejados, não nos de outra pessoa.

            Depois que suas tarefas forem classificadas nos quadrantes apropriados, examine onde seu tempo está sendo gasto. Você está satisfeito com o equilíbrio do seu quadrante?

 

            Se você passar muito tempo no primeiro quadrante, invista tempo no planejamento para antecipar e prevenir problemas:

 

            Próxima etapa: Organize um plano semanal ou mesmo mensal em torno de seus objetivos e prazos atuais. No final de cada semana, faça uma revisão semanal. Reflita sobre como seu plano funcionou e ajuste-se para a próxima semana. Se a maioria de suas tarefas do primeiro quadrante vier de fontes externas, crie estratégias sobre como você pode planejá-las e antecipá-las melhor. Você pode precisar desenvolver um fluxo de trabalho mais proativo com um colega ou cliente, ou conversar com seu chefe ou colaborador sobre como reequilibrar uma carga de trabalho excessiva. Se houver um cliente específico que está criando muitas tarefas do primeiro quadrante, o trabalho pode não valer o estresse.

 

            Se você gastar seu tempo no terceiro quadrante, delegue, elimine ou limite a quantidade de tempo que você gasta nessas tarefas:

 

            Próxima etapa: elabore estratégias e escreva etapas específicas sobre como você limitará essas tarefas. Você pode delegá-los? Você pode simplesmente dizer não? Você pode agrupar esses tipos de tarefas em uma única tarde durante a semana? Você pode ter uma discussão aberta com seu chefe ou colaborador sobre quanto tempo você está gastando em “trabalhos agitados”? Agende um tempo em sua semana para realizar essas etapas.

 

      Se você gastar seu tempo no quarto quadrante, pode estar preso a uma rotina, estressado ou evitando um problema:

 

         Próxima etapa: use o controle de tempo para identificar os que mais perdem tempo e traçar estratégias sobre como evitá-los ou limitá-los. Desenvolva um plano para superar a procrastinação antes de ficar tentado a procrastinar. Lembre-se de que não há problema em apenas relaxar às vezes, mas as atividades neste quadrante têm retornos decrescentes quando usadas excessivamente.

           

            Conforme você muda suas prioridades para o quadrante 2, continue usando a Matriz de Eisenhower para saber o que você deve trabalhar no dia a dia. Então...mãos-a-obra !!!

Matriz RACI...Crie responsabilidades...

        Há algum tempo venho falando sobre trabalhar com matrizes e hoje vou sugerir mais uma para ser olhada com carinho e elas podem trabalhar em conjunto. Hoje vou falar um pouco da matriz RACI, ela é um meio simples e eficaz de definir e documentar funções e responsabilidades em um projeto. 

        Saber exatamente quem é o responsável, quem é o tomador de decisão, quem precisa ser consultado e quem deve ser mantido informado em cada etapa aumentará significativamente suas chances de sucesso no projeto.

          O gráfico RACI não pretende substituir o plano do projeto. O plano do projeto detalha cada tarefa a ser concluída, o cronograma e como o projeto deve ser gerenciado. O gráfico RACI, por outro lado, é apenas um visual simples das diferentes funções e responsabilidades nas principais tarefas do projeto.

Qual diferença ente RACI e DACI?

       Você pode ter ouvido falar de um gráfico DACI e isso pode causar alguma con- fusão. Para esclarecer as coisas, um gráfico DACI é essencialmente o mesmo que um gráfico RACI, com a única diferença sendo o D, que representa “Driver” (sinônimo de pessoa responsável) em vez do R na sigla RACI.

            Tendo gerenciado alguns projetos e ajudado em outros, observei que sempre há um fator de sucesso que foi efetivamente tratado com clareza em torno das funções e responsabilidades. Não importa o quão detalhado e completo um plano possa ser, mas a confusão ou omissão das funções e responsabilidades dos participantes causarão grandes problemas.

            A abordagem mais simples e eficaz que vi e usei para definir e documentar as funções e responsabilidades de um projeto é o modelo RACI. Integrar o modelo RACI ao ciclo de vida de projeto de uma organização cria uma sinergia poderosa que aprimora e melhora os resultados e ela pode sim ser integrada a outras ferramentas gerenciais, podem, digamos...andarem juntas.

Mas o que é uma matriz RACI?

         A matriz RACI é um ferramenta gerencial de atribuição de responsabilidade que mapeia cada tarefa, macro ou decisão-chave envolvida na conclusão de um projeto e atribui quais funções são responsáveis por cada item de ação, quais funcionários são responsáveis e, quando apropriado, quem precisa ser consultado ou Informado. A sigla RACI representa as quatro funções que as partes interessadas podem desempenhar em qualquer projeto.

    Em quase 100% desses projetos, descobri que as vezes não há entendimento compartilhado das funções e responsabilidades dos participantes, nem há documentação explícita para apoiá-lo. Estabelecer tal consenso com o emprego do modelo RACI quase sempre faz com que um projeto emperrado volte a funcionar e permite que as principais partes interessadas lidem prontamente com os outros problemas que requerem resolução.     

 

Funções e responsabilidades da matriz RACI...vamos lá

            O modelo traz estrutura e clareza para descrever as funções que as partes interessadas desempenham em um projeto. A matriz RACI esclarece as responsabilidades e garante que tudo o que o projeto precisa ser feito seja designado a alguém para fazê-lo.

            Os quatro papéis que as partes interessadas podem desempenhar em qualquer projeto incluem o seguinte:

- Responsável: Pessoas ou partes interessadas que fazem o trabalho. Eles devem completar a tarefa ou objetivo ou tomar a decisão. Várias pessoas podem ser responsáveis conjuntamente.

- Autoridade: Pessoa ou parte interessada que é o "dono" da obra. Ele ou ela deve assinar ou aprovar quando a tarefa, objetivo ou decisão for concluída. Essa pessoa deve certificar-se de que as responsabilidades sejam atribuídas na matriz para todas as atividades relacionadas. O sucesso requer que haja apenas uma pessoa responsável e que acompanhe de perto cada etapa e se certifique que foi concluída antes de dar o OK.

- Consultado: Pessoas ou partes interessadas que precisam fornecer informações antes que o trabalho possa ser feito e aprovado. Essas pessoas estão "informadas" e são participantes ativos.

- Informado: Pessoas ou partes interessadas que precisam ser mantidos "na imagem". Eles precisam de atualizações sobre o progresso ou as decisões, mas não precisam ser consultados formalmente, nem contribuem diretamente para a tarefa ou decisão.

Como criar uma matriz RACI

Abaixo, seis etapas que você pode seguir para criar seu próprio gráfico RACI e uma planilha de exemplo.

1- Identifique os membros da equipe.

- Identifique todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico na ordem de conclusão. 

DICA: Use nomes sempre que fizer sentido - ao contrário de cargos ou equipes. Isso ajuda a solidificar o compromisso da pessoa em sua função na matriz RACI.

2- Identifique os principais envolvidos no projeto.

- Identifique todas as partes interessadas do projeto e liste-as no topo do projeto.

3- Desenhe uma matriz com uma linha para cada membro da equipe e uma coluna para cada tarefa específica.

- Complete as informações do modelo na planilha identificando quem tem responsabilidade, quem tem que prestar contas e quem será consultado e informado para cada tarefa.

DICA: Você pode usar o Excel para criar um gráfico RACI.

4- Preencha cada caixa com os correspondentes R, A, C e I para designar a função de cada pessoa para cada tarefa.

- Certifique-se de que cada tarefa tenha pelo menos uma parte interessada...responsável por ela.

5- Discuta, analise e obtenha aprovação da equipe do projeto e suas tarefas.

- Nenhuma tarefa deve ter mais de uma parte interessada (responsável). Resolva quaisquer conflitos onde houver mais de um para uma tarefa específica.

6- Forneça uma cópia a todos. Você pode simplesmente enviar o arquivo por e-mail para todos.

- Compartilhe, discuta e chegue a um acordo sobre o modelo RACI com suas partes interessadas no início do projeto. Isso inclui a resolução de quaisquer conflitos.

            Eis um exemplo de RACI...

Armadilhas e como evitá-las

            Vamos mergulhar nos cinco erros mais comuns que as pessoas cometem ao criar gráficos RACI. Evite essas armadilhas para garantir que seu gráfico RACI - e o projeto ao qual está associado seja bem-sucedido.

1. Ficando muito granular

- Este não é o plano do projeto. As tarefas e responsabilidades não devem ser detalhadas ou aprofundadas em tarefas diárias ou mesmo semanais.

 

- Se houver confusão ou solicitações para adicionar mais detalhes ao RACI, é hora de divulgar o plano do projeto.

2. Usando a mesma matriz para todos os projetos

- O modelo de gráfico RACI pode ser reutilizado para padronização, mas cada projeto terá vários graus de complexidade e marcos, e o gráfico deve representar isso.

3. Falta de consistência

- A pessoa nomeada como “responsável” deve ser o tomador de decisão para cada tarefa / etapa / atividade macro que é atribuída na matriz. O desvio das funções definidas do projeto durante a execução “na vida real” levará à desconfiança e confusão, bem como enfraquecerá o poder do gráfico RACI.

4. Adicionando muitas colunas

- Cada tarefa / coluna específica no gráfico deve ser aquela que requer que uma decisão potencial seja feita. Portanto, não adicione tarefas administrativas, como reuniões de equipe.

5. Misturar quem é responsável por quem é responsável

- A pessoa designada como “responsável” também não deve ser “responsável” pela mesma tarefa. É muito raro que a pessoa que executa uma tarefa específica (responsável) também esteja autorizada a aprovar o trabalho ou a tomar decisões (responsável)

 

Melhores práticas da matriz RACI

            Simplesmente criar uma matriz RACI não é suficiente. Você deve garantir que a matriz seja mapeada para uma estratégia bem-sucedida. Aqui, conflitos e ambiguidades no plano devem ser resolvidos.

            Resolver conflitos e ambiguidades em uma matriz RACI envolve olhar em cada linha e para cima e para baixo em cada coluna para o seguinte:

Análise para cada parte interessada

- Há muitos R's

            Uma parte interessada tem muito do projeto atribuído a ela?

- Sem células vazias

            A parte interessada precisa estar envolvida em tantas atividades? O Responsável pode ser alterado para Consultado ou Consultado pode ser alterado para Informado? Ou seja, há muitos "cozinheiros nesta cozinha" para manter as coisas em movimento? (E em caso afirmativo, o que isso diz sobre a cultura dentro da qual este projeto está sendo gerenciado?)

- Compromisso

            Cada parte interessada concorda totalmente com a função que é especificada para desempenhar nesta versão do modelo? Quando tal acordo é alcançado, ele deve ser incluído no termo de abertura e na documentação do projeto.

Análise para cada etapa ou entrega do Projeto

- Sem R's

            Quem está fazendo o trabalho nesta etapa e realizando as tarefas? De quem é o papel de tomar a iniciativa?

- Muitos R's

            Este é outro sinal de muitos "cozinheiros nesta cozinha" para manter as coisas em movimento

- Não A's

            Quem é o responsável? Deve haver um 'A' para cada etapa do projeto. Uma parte interessada deve ser responsável pelo que está acontecendo - "a bola para" com essa pessoa.

- Mais de um A

            Há confusão sobre os direitos de decisão? As partes interessadas com responsabilidade têm a palavra final sobre como o trabalho deve ser feito e como os conflitos são resolvidos. Múltiplos A's convidam a uma tomada de decisão lenta e contenciosa.

- Cada caixa preenchida

            Todas as partes interessadas realmente precisam estar envolvidas? Há benefícios justificáveis ​​em envolver todas as partes interessadas ou isso cobre apenas todas as bases?

- Muitos C's

            Todas as partes interessadas precisam ser consultadas rotineiramente ou podem ser mantidas informadas e levantar circunstâncias excepcionais se acharem que precisam ser consultadas? Muitos C's no loop realmente tornam o projeto mais lento.

- Todos os verdadeiros interessados ​​estão incluídos neste modelo

            Às vezes, isso é mais um desafio de garantir, pois é um erro de omissão. Muitas vezes, isso é mais bem tratado por um comitê diretor ou equipe administrativa.

Matriz RACI em gestão de projetos

            São as análises acima que são prontamente habilitadas pelo uso de uma matriz RACI, que fornecem o benefício real do modelo. É a integração do modelo com um projeto específico que garante que o mesmo esteja estruturado para o sucesso. Sem qualquer um dos componentes, os problemas com a estrutura do processo de gerenciamento de projetos podem permanecer ocultos até (ou mesmo enquanto ...) fazerem com que o projeto pare. Dedicar tempo e esforço para criar uma RACI personalizada para cada projeto significativo é uma oportunidade de projetar seu processo de gerenciamento de projeto para o sucesso.

            Dei uma noção o que é um gráfico RACI, e dei a você algumas dicas profissionais e maneiras de evitar armadilhas comuns. Agora você deve saber que o gráfico RACI é uma ferramenta poderosa para estabelecer a clareza das expectativas, remover a confusão de funções e melhorar o processo de tomada de decisão.

            Um gráfico RACI é uma ferramenta útil para alinhar funções e responsabilidades com as principais tarefas do projeto, e o software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta poderosa para gerenciar todas as partes de um projeto (sugiro fazer o acompanhamento através de uma boa planilha do Excel com gráficos), desde o início até a entrega, então mãos à obra...vai dar certo...